Membentuk Organisasi Tanggap Darurat (OKD)

Latar Belakang

• Perlu dibentuk organisasi Tanggap Bencana sebagai tindakan antisipasi bencana. 

• Kesulitan untuk berikordinasi  secara spontan dalam kondisi bencana.

Tujuan

• Membentuk organisasi tanggap Darurat

Program

Dengan Memberikan instruksi dan langkah2 yang jelas diharapkan dapat terbentuk Organisasi tanggap darurat.

Hal – hal yang perlu diperhatikan sebagai persiapan  adalah sebagai barikut :

1. Jumlah Karyawan Dalam suatu perusahaan 
2. Struktur Organisasi, Fungsi, Dan Job Description Perusahaan 
3. Ketersedian  Jalur Evakuasi  & Titik Kumpul
4. Rambu- Rambu  
5. Perlengkapan dan Obat-obatan

1. Jumlah Karyawan Dalam suatu perusahaan

Jumlah Staff yang bekerja dalam suatu gedung/ lantai tentunya akan mempengaruhi tindakan dan bentuk tim Organisasi Tanggap Darurat.

Untuk Perusahaan  yang staffnya lebih dari 30 orang dan area kerja lebih dari 1 lantai, Sebaiknya membuat struktur OKD Lebih Spesifik terhadap tugas dan fungsi masing-masing, mengingat lebih banyak SDM yang bisa di libatkan dan lebih banyak personil yang harus di evakuasi.

Untuk Perusahaan  staffnya kurang dari 30 orang dan bekerja pada lantai yang sama diharapkan membentuk Tim OKD dengan struktur Yang sederhana namun memiliki fungsi dan tugas yang jelas, hal ini akan di jabarkan di point berikutnya.

 

2.   Struktur Organisasi Tanggap Darurat

Untuk fungsi dan Job Description dalam pembentukan tim warden diharapkan sebagai  berikut :

GM / Manager (male)    : Captain warden                        (CW)

Supervisior(male)         : Floor Warden  Crew 1               (FWC1)

Staff (male/2 prsn)       : Floor Warden Crew 2                (FWC2)

Staff (Female)              : Team Evakuasi 1                      (TE1)

Security                       : Floor Warden Crew 3                (FWC3)

Office Boy(male)          : Floor Warden Crew 4                (FWC4)

Receptionist                 : Team Evakuasi 2                      (TE2)

Pembagian Tugas dalam Bencana Kebakaran dan Banjir.

A. Kebakaran

 

Captain Warden         

1. Pusat Komando, Pengambil Keputusan Dalam tindakan Evakuasi, 
2. Mengamankan Dokumen Penting dan Harta perusahaan (Dapat didelegasikan)
3. Bertanggungjawab atas keselamatan Tamu atau Pelanggan

Floor Warden Crew1     

1. Melakukan Kordinasi kepada Pihak Pemadam Kebakaran 
2. Membantu CW dalam Pengamanan Dokumen penting dan  Harta Perusahaan 
3.  Memastikan seluruh Staff dan korban bernyawa sudah Dievakuasi 
4. Menentukan Prioriatas Lantai yang harus di evakuasi.

Floor Warden Crew2

1. Satu  orang Sebagai Ketua Regu Evakuasi ( Mengarahkan staff lain ke Assembly Point), 
2. Satu orang yang lain sebagai Petugas Penyapu ( Berada Pada barisan Paling Belakang Kelompok Evakuasi, Memastikan Tidak ada staff yang tertinggal dalam                     proses evakuasi)

Floor Warden Crew3

1. Memastikan akses jalur evakuasi sudah terbuka dan aman untuk di lalui. 
2. Sebagai petugas pemadam, bilamana terjadi kebakaranringan/ Melakukan usaha pemadaman api dengan alat yang tersedia dengan tepat dam cepat 
3. Skill : Kemampuan menggunakan Apar dan memadamkan api dengan karung Basah

Floor Warden Crew4

1. Berkonsentrasi untuk membantu  Wanita Hamil,korban luka riangan, Manula, Anak-Anak, Orang dengan keterbatasan fisik, Dalam Proses evakuasi menuju Assembly point, dibantu staff lain.(Laki-laki)

Team Evakuasi 1 

1. Berkonsentrasi pada Jumlah dan Kondisi Personil yang dievakuasi dan memastikan tidak ada korban yang masih tertinggal di TKP, 
2. Mengupayakan korban mendapatkan tindakan penyelamatan di Assembly point (Titik Kumpul), dibantu Floor Warden Crew 4
3. Skill : Mengetahui Teknik / latihan   Pertolongan Pertama

Team Evakuasi 2  

1. Sebagai pemberi informasi kepada staff lain akan adanya bencana kebakaran, berkonsentrasi untuk menciptakan suasana tetap kondusif dan meredam kepanikan staff lain.
2. Mempersiapkan daftar Telepon penting ( Sebelum Bencana)
3. Membantu Proses Evakuasi 

B. Banjir ( Saat Operasional)

 Captain Warden      

1. Pusat Komando, Pengambil Keputusan Dalam tindakan Evakuasi, 
2. Mengamankan Dokumen Penting dan Harta perusahaan (Dapatdidelegasikan)
3. Bertanggungjawab atas keselamatan Tamu atau Pelanggan  
4. Berkordinasi Dengan Pihak Eksternal

      Floor Warden Crew1         

1. Melakukan Analisa Kerawanan Bencana Banjir (Informasi lingkungan kantor Sebelum Bencana). 
2. Sebagai Penanggung Jawab Pemindahan Aset perusahaan ke lantai yang lebih tinggi, dibantu oleh Office Boy dan Staff lain
3. dalam penyediaan area darurat, dan proses pemindahan ( dibantu oleh staff lain)

 Floor Warden Crew2   

1. Membantu FWC1 dalam menganalisa Tingkat kerawanan Bencana yang akan terjadi dilihat dari curah hujan, Kondisi Saluran Air danhistorical area terhadap bencana banjir, melaporkan kepada CWatas hasil Analisa kemungkinan bencana yang akan terjadi, untuk pengambilan Keputusan. (Melakukan Evakuasi Aset, Pemindahan Kendaraan, Pemadaman Listrik, dll)
2. Memantau informasi terkini dari eksternal
3. Membantu Captain Warden untuk Berkordinasi dengan pihak Eksternal

 Floor Warden Crew3    

1. Bertanggung Jawab untuk melakukan Pemindahan, Kendaraan atau Membantu customer untuk keluar dari area Banjir( bila masih memungkinkan)
2. Memonitor keamanan lingkungan Kantor 

 Floor Warden Crew4

1. Bertanggung jawab untuk mempersiapkan area Evakuasi Aset dan Personil ke lantai yang lebih tinggi, beserta proses evakuasinya

Team Evakuasi 1 

1. Membantu CW untuk melakukan Evakuasi dokumen penting.
2. Mempersiapkan obat-obatan 
3. Memberikan pertolongan bila ada korban

Team Evakuasi 2  

1. Bertanggung jawab untuk membantu CW dalam menciptakan suasana tetap tenang dan nyaman.
2. Membantu Captain Warden untuk berkordinasi kepada pihak eksternal
3. Mempersiapkan daftar Telepon penting ( Sebelum Bencana)

 3. Ketersediaan Atau Tidaknya Jalur Evakuasi

Untuk Perusahaan  yang  tidak memiliki jalur evakuasi diharapkan mengajukan permohonan dibuatkan jalur Evakuasi bila:

• Lebih dari 20 orang staff bekerja pada suatu lantai (tidak di Ground) dan 60% diantaranya adalah Wanita.
• Hanya memiliki 1 akses pintu untuk keluar dan masuk
• Bangunan berbentuk  Tembok keliling (minim Jendela)

 

4. Rambu-Rambu

Sebagai pelengkap tindakan antisipasi, dibutuhkan rambu-rambu yang diantaranya adalah :

1. Rambu Penunjuk Jalur Evakuasi
2. Peta Evakuasi ( Penentuan Assembly Point)
3. Petunjuk Penggunaan Apar
4. Himbauan Kesehatan, Kebersihan dan Poster-poster yang informatif tentang K-3

5. Perlengkapan dan Obat-Obatan

Perlengkapan dan Obat-obatan yang perlu untuk disediakan diantaranya adalah :

     Perlengkapan

• Apar
•  Helm Pengaman
• Selimut
•  Atribut Warden
• Jas Hujan
• Lampu Darurat/ Senter

          Obat-obatan

•  Kotak P3K
• Obat Luka ( Hendyplast, Perban, Kapas, Betadine, Alkohol)
• Oksigen Botol Kecil
• Antibiotik, Minyak Angin.