Menyusun SOP Security Keluar Masuk Barang

Salah satu tugas personil security adalah mengawasi keluar masuk barang, untuk itu, personil security sangat perlu diberikan pemahaman sejauh mana tugas dan tanggungjawabnya untuk aktifitas tersebut yang dituangkan dalam Standard Operational Procedures (SOP).

SOP Security tentunya harus mengikuti format SOP perusahaan yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Management.

Berikut adalah hal-hal yang perlu diatur  dalam penyusunan SOP tersebut. Diantaranya adalah :

1.      Standar Pemeriksaan Adminsitrasi(RESI/ Surat Jalan/ Surat Pengiriman barang,dll)

2.      Standar Pemeriksaan Fisik Barang

3.      Standar Penyerahan kepada pihak terkait

4.      Standar Penyimpanan ( Dokumen/Barang Perusahaan/Dokumen / Barang Pribadi)

5.      Klasifikasi Barang Berbahaya / Tidak diperbolehkan

6.      Standar Dokumentasi Tanda Terima/Surat jalan, dll

7.      Standar Laporan Aktifitas

8.      Penetapan Wewenang Pejabat untuk Tanda Tangan Dokumen Keluar Barang

9.      Standar Tindakan Dokumen tidak Sesuai

10.  Standar Tindakan Klarifikasi Dokumen Tidak Sesuai

11.  Standar Tindakan Atas Penyimpangan

1.       Standar Pemeriksaan Administrasi

Pastikan barang / Surat memang ditujukan kealamat Kantor &  penerima adalah salah satu karyawan kantor, Tanggal Pengiriman, Jenis Barang dan Pengirim.

Hal ini dibuatkan standar agar menghindari Salah alamat(menambah pekerjaan dan biaya), mendapatkan penjelasan bila selisih  tanggal pengiriman dengan penerimaan tidak normal (Review Vendor, laporan), Jenis barang perlu diketahui sebagai  informasi awal dalam pengecekan fisik & menentukan Tempat Penyimpanan Barang atau pihak yang berwenang untuk  menerima atau mengeluarkan barang tersebut.

2.       Standar Pemeriksaan Fisik Barang

Pemeriksaan fisik barang perlu diatur secara jelas dan diketahui oleh  seluruh pihak yang berkaitan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan (salah paham)

a.       Dokumen dalam Amplop (pastikan Amplop masih tersegel Atau tidak ada bekas pernah dibuka)

b.      Barang dalam Kardus ( kardus dalam posisi Tertutup tidak ada tanda-tanda  pernah dibuka), tidak tercium aroma yang mencurigakan, tidak terdengar bunyi yang tidak dikehendaki.

c.       Barang dalam kemasan packing kayu atau lain2, bila memungkinkan dilakukan pemeriksaan isi kemasan terkecuali sudah diverifikasi oleh pihak-pihak yang berwenang, sehingga laporan security hanya kepada jumlah packing yang diterima atau dikeluarkan, kecuali ada ketentuan lain yang harus dilakukan.

3.      Standar Penyerahan kepada pihak terkait

Setelah administrasi dan fisik barang/ dokumen dicek, pengirim barang diarahkan kepada pihak terkait, bentuk atau mekanisme penyerahan diatur atau disesuaikan dengan bisnis proses dimasing-masing perusahaan.

4.      Standar Penyimpanan ( Dokumen/Barang Perusahaan/Dokumen / Barang Pribadi)

Pada saat waktu tertentu (libur/ diluar jam operasional) dimana pihak-pihak yang memiliki wewenang atau tanggungjawab tidak lagi berada dikantor, maka security adalah penerima akhir, untuk itu perlu dibuatkan ketetapan mekanisme penyimpanan atas dokumen/ barang berdasarkan klasifikasinya (untuk klasifikasi bisa diatur sesuai dengan kebiasaan yang ada di masing-masing perusahaan)

5.      Klasifikasi Barang Berbahaya / Tidak diperbolehkan

Ketetapan yang jelas atas barang Berbahaya atau dilarang harus tertuang dalam SOP, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak, atau dapat dibuatkan prosedur tersendiri dalam penanganannya.

6.      Standar Dokumentasi Tanda Terima/Surat jalan, dll

Perlu dibuatkan aturan yang jelas terkait dengan dokumentasi administrasi yang perlu dilakukan oleh personil untuk kepentingan dikemudian hari.

7.      Standar Laporan Aktifitas

Diatur format laporan aktifitas penerimaan keluar / masuk barang ini,waktu pelaporan, hal-hal yang perlu dilampirkan dan pihak-pihak yang akan menerima laporan.

8.      Penetapan Wewenang Pejabat untuk Tanda Tangan Dokumen Keluar Barang

Tidak Jarang dalam suatu gudang perusahaan terdapat lebih dari satu Departemen yang memiliki kepentingan atas gudang tersebut (dalam satu gudang dijadikan tempat penyimpanan bersama), untuk itu perlu diinformasikan kepada security masing-masing Departemen bertanggungjawab atas barang/ dokumen apa dan siapa yang berwenang untuk menyetujui keluar barang dari gudang dari masing-masing department tersebut

Contoh :

Setiap barang yang akan keluar dari gudang PT. ABCD  harus dilengkapi dengan surat jalan atau surat pengiriman barang (SPB) yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Pejabat yang berhak, yaitu :

a.       Material Promo : marketing Dept. Head/Marketing Div.

b.      Spare Parts : Technic Dept. Head/Parts Div.

c.       Asset kantor, barang scrap, barang milik supplier/kontraktor : General Affairs Dept. Head/HRGA Div.

d.      Dll.

9.      Standar Tindakan Dokumen tidak Sesuai

Dibuatkan ketentuan tegas tindakan security atas ketidak sesuaian antara Dokumen dan fisik barang, sehingga security dapat bertindak tanpa keraguan.

10.  Standar Tindakan Klarifikasi Dokumen Tidak Sesuai

Adakalanya terjadi kebutuhan atau kondisi darurat yang mengharuskan barang harus dikirimkan pada saat itu juga, sedangkan pihak-pihak yang berwenang tidak berada ditempat, hal ini perlu dibuatkan mekanismenya sehingga security tidak dinilai sebagai penghambat saat kondisi ini terjadi.

11.  Standar Tindakan Atas Penyimpangan

Tentukan Tindakan yang harus dilakukan security bila penyimpangan terungkap, sehingga segala sesuatunya dapat dilakukan secara otomatis dan cepat.